Verslag overlegcomité 25.08.2015

Verslag overlegcomité 25.08.2015

Aanwezig : Filip Vangilbergen (secretaris FASC), Robert Vinck (voorzitter FASC), Bart van de Venster (ad-interim voorzitter ACT), Wim Geerts (bestuurslid ACT), Yorik Torreele (bestuurslid RAFC)

1/ Werking overlegcomité

Het overlegcomité zal elke 3 weken plaats vinden met 2 vertegenwoordigers van ACT en 2 van de FASC. De club zal ook 2 vertegenwoordigers afvaardigen op elk overleg. Het eerstvolgende overleg zal plaats vinden op maandag 21.09.2015 en vanaf dan elke 3 weken op maandag.

2/ Algemene vergadering ACT

ACT as ONE plant een algemene vergadering op 27/10/2015.

Deze zal plaats vinden in het Atrium na overleg met de club. Er wordt aan de club gevraagd of zij een spreker kan afvaardigen (bv. Luc Van Thillo n.a.v. de heropening van Tribune 1) Er zal toelichting gegeven worden aan de leden over de stand van zaken betreffende onderhandelingen over samenwerking en overeenkomst met de club. Nieuwe bestuurders zullen verkozen worden.

3/ Punten die ACT as ONE wenst te agenderen op de vergadering met de FASC en de club:

- Uitwerking akkoord Golden Share: na het bereiken van een akkoord met FASC zijn we klaar om dit verder met de club onderhandelen, want ACT as ONE is nu contractueel het overkoepelend supportersorgaan

(Is het voor de club bespreekbaar voorwaarden aan de quotering Antwerpfan te koppelen, zodat er zekerheid is omtrent de betrokkenheid van de stemgerechtigden?  Al zou dit zeer ruim kunnen zijn (bvb ofwel lidmaatschap ACT, ofwel lid FASC, ofwel abo gedurende de laatste x jaar, ofwel inkomtickets van de laatste x jaar, ofwel andere zaken die de betrokkenheid van de stemgerechtigde kunnen verantwoorden) ;   zou dit wel eens een heelbelangrijke factor kunnen zijn in het overtuigen van de Owners om het voorstel goed te keuren.)


ACT heeft een Letter of Intent bezorgd aan de club op woensdag 09/09.


Er zal een aandeelhoudersovereenkomst in de NV dienen opgesteld te worden om een C aandeel te creëren met enkel stemrecht over de Nunaco zonder dividendrechten of dergelijke. De statuten van ACT zullen ook aangepast dienen te worden van zodra de overeenkomst in orde is met de club om de overdraagbaarheid van de Golden Share aan de VZW RAFC te verankeren na aanzuivering van het passief van deze VZW of bij het ophouden van bestaan van de VZW ACT as ONE.

- Communitywerking: ACT as ONE wil voor de club graag mee de communitywerking (helpen) faciliteren en uitbouwen. ACT kan hiervoor assisteren om subsidiedossiers uit te werken en mensen/vrijwilligers ter beschikking te stellen om de projecten die ingediend worden en goedgekeurd uit te werken en op te volgen.
Indien er door de club gewenst wordt iemand op de payroll te plaatsen die zich uitsluitend met de community gaat bezig houden zijn hier ook enkele kandidaten voor vanuit ACT.


De communitywerking zelf zal echter onder de naam van RAFC gevoerd worden of onder een apart op te richten vereniging zoals bij Gent.
Momenteel is er op de club een subsidie van 500 eur/maand beschikbaar en nog een bijkomende subsidie in de jeugdwerking. Er zal door ACT en de club samen onderzocht worden of deze subsidies geoptimaliseerd zijn en/of er nog mogelijkheden zijn om extra werkingsmiddelen te verkrijgen van de stad.


Het eindmiddel van de community is een bindingsmiddel zijn tussen de club en de brede Antwerpse gemeenschap. Dit zal ook zorgen voor een bijkomende manier om goodwill te creëren bij de politieke spelers in Antwerpen.

ACT wordt gevraagd om project(en) in detail uit te werken die gepresenteerd dient te worden aan Yorik en PDC. Zij zullen de vaste aanspreekpunten zijn voor deze community werking, al dan niet in samenwerking met de commerciële cel als er zaken zijn die overlappen met betrekking tot activatie, marketing, merchandise, etc...

- ombudsdienst: Hiervoor kan een persoon naar voren geschoven worden vanuit de FASC en/of ACT. Deze persoon moet op de hoogte zijn van vele/alle zaken aangaande het reilen en zeilen binnen de club, alsook ticketverdeling, veiligheidsvoorschriften, etc... Persoon moet bepaalde zaken confidentieel kunnen behandelen. ACT en FASC overleggen hierover eerst intern om een kandidaat voor te stellen aan de club. Deze persoon kan dan ook nog voorgesteld worden op de AV van ACT ter goedkeuring door de leden.


De persoon die hiervoor zal instaan zal door de club ook in de schijnwerpers worden gezet als vast aanspreekpunt en zijn coördinaten zullen terug te vinden zijn via de website. Er zal ook een administratieve hulp voorzien dienen te worden die zich zal bezig houden met het bundelen van de vragen en antwoorden zodat deze ook gedeeld kunnen worden via de website en eventuele nieuwsbrieven.

- Vertegenwoordiger in het directiecomité van de RAFCM nv: in consensus tussen club en RVB van ACT as ONE aan te duiden. ACT stelt hiervoor Jorgen van Laer voor als kandidaat. Deze persoon zal ook nog voorgesteld worden op de AV van ACT ter goedkeuring door de leden. Als deze persoon ook aanvaard wordt door de club kan hij op korte periode toetreden tot het directiecomité en van daaruit mee helpen aan de verdere uitbouw van de club.


- krijtlijnen/afspraken activiteiten van ACT as ONE: fondsenwerving is voor ons nu niet aan de orde, maar we willen wel activiteiten kunnen organiseren om de cohesie van onze vzw te onderhouden en versterken, bv. RUN as ONE (link met community, gezond leven)


Akkoord van de club om deze zaken verder te zetten. Sommige zaken kunnen los van elkaar georganiseerd worden, andere zaken kunnen in samenwerking met de club op poten gezet worden zodat beiden er van kunnen profiteren en er ook een bredere basis voor is (Run as One, Kerstmarkt, etc...)

- op vraag van veel fans: duidelijkheid omtrent wat kan qua merchandise. Wil de club die aftoetsen met kledingsponsor Kappa? Een charter zou ideaal zijn. Deze vraag werd reeds gesteld aan Kappa en zal nogmaals herhaald worden. Serge geeft hierover feedback tegen het volgende overleg van maandag 21.09.2015.

4/ Allerlei


Aan het einde van het seizoen beginnen de zeer zware afbetalingen aan de historische schuldeisers, als er dan geen promotie is, hoe gaat de club dit dan betalen? Schulden verschuiven naar de onbekende investeerder en gaan hij/zij dat uberhaupt dan wel doen?
Wordt er gewerkt aan een “strategisch plan” inclusief budgettering voor KT, MLT en LT?


KT = besparen waar de club kan zonder op de werking van de verschillende cellen te snoeien.Zo werden er al verschillende maatregelen genomen om op wedstrijddagen geld te besparen en meestal in samenwerking met sponsors zonder er een cash uit flow is vanuit de club. Dit resulteerde alvast in enkele mooie besparingen, waardoor er geld vrij komt voor andere zaken.

MLT = De volledige werking zou gefinancierd moeten kunnen worden met de opbrengst uit operaties (wedstrijden, fandag, randanimatie, etc...). Om dit momenteel te kunnen doen heeft de club een gemiddelde van 10.000 toeschouwers per wedstrijd nodig.

LT = Er dient een budget opgemaakt te worden met opsplitsingen per maand afhankelijk van competitie, vakantieperiode, etc... Daar zal maandelijks op geëvalueerd dienen te worden en daar bovenop ook nog eens elk kwartaal een tussentijdse evaluatie over gemaakt worden.

Wat is de stand van zaken m.b.t. het uittekenen van een nieuwe organisatiestructuur?

Het organigram ziet er momenteel uit als volgt :

Community zou een pijler onder Commercieel kunnen worden of een aparte pijler die nauw dient samen te werken met de commerciele cel voor vele zaken.

Hoe staat de club er momenteel financieel voor? Is er al iets bekend over de mede-investeerders? Is er voldoende financiele buffer voor de komende maanden indien de sportieve prestaties tegenvallen?

Volgens het huidige budget zou de club geen bijkomende verliezen maken indien er 10.000 man gemiddeld per wedstrijd aanwezig is. Aangezien dit aantal sterk afhankelijk is van sportieve successen zal tevens moeten bekeken worden waar de budgetten dienen bijgestuurd te worden indien er niet aan de top meegespeeld wordt dit jaar. Hier zijn echter mogelijkheden toe in de huidige budgetten en er is door de bedrijfsrevisor ook vast gesteld dat er voldoende buffer is indien niet break-even kan gedraaid worden in het huidige seizoen.

Is er momenteel sprake van een nieuwe hoofdsponsor dit seizoen?

Er liepen en lopen momenteel nog verschillende gesprekken met potentiële hoofdsponsors welke contacten er ook al waren voor het contract met Kwadro heronderhandeld werd. De club vindt dat er in de huidige omstandigheden een hoger bedrag kan onderhandeld worden voor de shirtsponsor en ziet in de huidige gesprekken hier ook de bevestiging van.
Tot de moment dat er een nieuwe hoofdsponsor heeft getekend zal de club met de huidige shirts spelen.

Is er een nieuw record wat betreft de abonnementenverkoop ?

Momenteel zijn er iets meer dan 5.100 betalende abonnementen wat al een record is. Er worden ook nog dagelijks abonnementen gekocht en de medewerkers die gratis abonnementen krijgen zijn hier niet in mee gerekend. De club hoopt uit te komen tussen de 5.250 en 5.500 abonnementen.  

Hoe is op dit ogenblik de relatie met het oude bestuur, de oude schuldeisers en de geassocieerde leden van de VZW?

GH heeft zijn ontslag aangeboden in de VZW en NV, dit zal nog aanvaard en gepubliceerd dienen te worden.
In de NV zijn momenteel PDC, LVT en YT de directeurs, hier wordt op de volgende vergadering beslist over de uitbreiding van de bestuurders en aanvaarding van de ontslagen.
In de VZW bestaat de RVB nog uit dezelfde mensen tot op de volgende AV. Hier zullen ook nieuwe bestuurders en geassocieerde leden voorgedragen worden en ontslagen aanvaard worden.
ACT stelt voor om ineens de kandidaturen van de geassocieerde leden die zij hadden voorgedragen verleden seizoen opnieuw te bekijken en te laten stemmen. De club zal hier intern over praten en terug koppelen op het volgende overlegcomité.

Themacafé / ACCKwadro

Themacafé zal toegankelijk blijven voor alle fans voor en na de wedstrijd. ACC zal voor de wedstrijd enkel toegankelijk zijn voor de VIP-eters. Tijdens en na de match eveneens voor de abo-houders van tribune 1C. Kwadro zal spoedig open gaan en hier kunnen alle fans ook terecht voor en na de wedstrijd in afwachting van het fandorp wat de club wil plaatsen achter T3.

Fandorp

Yorik vermeldt dat club de oprichting plant van een fandorp. Wim en Bart melden dat zij met ACT mee participatief traject willen uittekenen en begeleiden voor het ontwerp, realisatie en evt. uitbating ervan. De fans moeten mee kunnen denken hierover; het is voor hen bedoeld; onder de fans leven waardevolle ideeën voor de realisatie; er is enorm veel kennis en betrokkenheid.